Firma po śmierci właściciela - pierwsze 2 miesiące

Termin: 2 miesiące od dnia śmierci

Jeśli właściciel zmarł w ostatnich dniach, zapiszcie datę śmierci z aktu zgonu i umówcie notariusza od razu, zanim zajmiecie się sprawą spadkową. Prawo do powołania zarządcy wygasa z upływem 2 miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy. Jeśli akt zgonu nie podaje daty zgonu, termin liczy się od znalezienia zwłok albo od uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu zgonu. W tym samym czasie rodzina organizuje pogrzeb, szuka dokumentów i odbiera telefony od klientów. Wczesny termin u notariusza zostawia miejsce na zebranie dokumentów i zgód.

Kto w rodzinie może powołać zarządcę

Dopóki nie ma prawomocnego stwierdzenia nabycia spadku ani aktu poświadczenia dziedziczenia, zarządcę może powołać małżonek, który ma udział w przedsiębiorstwie w spadku, spadkobierca ustawowy albo testamentowy, który przyjął spadek, lub zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis. Gdy spadek jest już stwierdzony, zarządcę powołuje tylko właściciel przedsiębiorstwa w spadku. Zarządcą może zostać członek rodziny, pracownik albo inna zaufana osoba. Kto dokładnie się nadaje, opisujemy na stronie o zarządzie sukcesyjnym.

Jak policzyć 85% w Waszej rodzinie

Na powołanie muszą się zgodzić osoby, które razem mają udział większy niż 85%. Dokładnie 85% nie wystarczy. Dopóki sąd albo notariusz nie stwierdzi nabycia spadku, udziały liczy się według wszystkich znanych osób uprawnionych. Z tej zasady wynika prosty wniosek: każdy, kto ma 15% albo więcej, może zablokować powołanie zarządcy. W rodzinie z kilkorgiem dzieci zwykle oznacza to, że bez zgody prawie wszystkich zarządcy nie będzie. Jeśli firma była w majątku wspólnym małżonków, przedsiębiorstwo w spadku obejmuje całą firmę, a nie tylko część zmarłego. Ile procent ma każdy z Was, ustalcie z notariuszem na podstawie testamentu albo dziedziczenia ustawowego.

Co wolno zrobić, zanim zarządca zacznie

Od dnia śmierci do ustanowienia zarządu osoba uprawniona może robić to, co konieczne, żeby firma nie straciła majątku: spłacać wymagalne długi, przyjmować płatności od klientów, sprzedawać towar. Może też prowadzić zwykłe sprawy firmy, jeśli ciągłość działalności jest potrzebna, żeby firma mogła działać dalej albo żeby uniknąć poważnej szkody. Działa we własnym imieniu, ale na rachunek właściciela przedsiębiorstwa w spadku. Nazwą firmy z dopiskiem „w spadku” może się posługiwać dopiero po zgłoszeniu kontynuacji naczelnikowi urzędu skarbowego.

Pracownicy: 30 dni na pisemne porozumienie

Jeśli zarządca nie był wpisany do CEIDG za życia właściciela, umowy o pracę wygasają z upływem 30 dni od dnia śmierci. Wyjątek: przed tym terminem osoba uprawniona albo zarządca uzgodni z pracownikiem na piśmie, że praca trwa dalej. Umowa na czas określony, której termin mija w ciągu tych 30 dni, kończy się w swoim terminie. Czas od śmierci do wygaśnięcia umowy albo do porozumienia to usprawiedliwiona nieobecność bez wynagrodzenia. W tym okresie można jednak polecić pracownikowi pracę i za nią zapłacić. Z pracownikami, którzy znają klientów, warto porozmawiać w pierwszym tygodniu.

Kontynuować, sprzedać czy zamknąć - to decyzja rodziny

Zarządca nie przesądza, czy firma przetrwa. Daje rodzinie czas: zarząd wygasa najpóźniej po 2 latach od śmierci, chyba że sąd go przedłuży, a wcześniej kończy go np. dział spadku. W tym czasie spadkobiercy decydują, czy ktoś przejmie firmę, czy ją sprzedadzą, czy zamkną ją w uporządkowany sposób. Paweł Nowak, Senior Doradca Sukcesyjny, w „Biologice Sukcesji Pokoleniowej” pisze: „Często zarządcy sukcesyjnemu błędnie przypisuje się rolę zbliżoną do syndyka czy likwidatora po śmierci właściciela. Poprawna rola zarządcy sukcesyjnego wynika wprost z nazwy - jest zarządcą.”

Oś czasu: od dnia śmierci do końca zarządu

Terminy biegną równolegle. Najkrótszy dotyczy pracowników, najważniejszy zarządcy. Terminy podatkowe potwierdźcie z księgowym.

• Dzień 0: śmierć właściciela. Umowy z kontrahentami nie wygasają, a rachunek firmowy nie jest zamykany. Do czasu ustanowienia zarządu każda strona umowy może jednak wstrzymać swoje świadczenie, a terminy z umów nie biegną.
• Do 30. dnia, jeśli zarządca nie był wpisany za życia: pisemne porozumienie z każdym pracownikiem, który ma zostać. Bez niego umowa o pracę wygasa. Umowa na czas określony, której termin mija wcześniej, kończy się w swoim terminie.
• Do 2 miesięcy: powołanie zarządcy u notariusza i zgody osób z ponad 85% udziału. Po tym terminie prawo do powołania wygasa, a wpis zmarłego bez zarządcy zostaje wykreślony z CEIDG.
• Do 3 miesięcy od ustanowienia zarządu: wniosek zarządcy o potwierdzenie koncesji, zezwoleń i licencji. Bez zarządu decyzje wygasają po 6 miesiącach od śmierci, chyba że złożono wniosek o ich przeniesienie.
• Do 6 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo od zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia: zgłoszenie nabycia do urzędu skarbowego. Od tego zależy zwolnienie z podatku od spadków dla najbliższej rodziny. Osobne zwolnienie dotyczy spadkobiercy, który przejmie firmę i będzie ją prowadził co najmniej 2 lata.
• Do 30 kwietnia następnego roku: zeznanie PIT przedsiębiorstwa w spadku za okres od dnia śmierci.
• 2 lata od śmierci: zarząd wygasa, jeśli nic nie zakończyło go wcześniej. Przedłużenie przez sąd opisujemy na stronie o zarządzie sukcesyjnym.

Kto robi co: notariusz, urząd skarbowy, bank, księgowy

Wyznaczcie jedną osobę, która zbierze dokumenty i dopilnuje kontaktu z notariuszem, bankiem i księgowym. Każda instytucja załatwia tylko swój kawałek.

• Notariusz: sporządza akt powołania zarządcy i akty zgody. Przyjmuje oświadczenia o udziale i znanych spadkobiercach, które składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej. Zgłasza zarządcę do CEIDG najpóźniej następnego dnia roboczego. Przed nim zarządca składa też wykaz inwentarza firmy.
• Urząd skarbowy: przyjmuje zgłoszenie kontynuacji. Bez niego podawanie NIP i nazwy firmy zmarłego nie daje skutków podatkowych dla przedsiębiorstwa w spadku. Rozliczenie za okres do dnia śmierci urząd ustala ze spadkobiercami. Szczegóły potwierdźcie z księgowym.
• Bank: zarządca powołany przez rodzinę korzysta z rachunku od ustanowienia zarządu i informuje bank, na jakiej podstawie działa.
• ZUS: płatnikiem składek jest przedsiębiorstwo w spadku, a zarządca podlega ubezpieczeniom według swojej roli. Wyrejestrowanie zmarłego przedsiębiorcy omówcie z księgowym lub ZUS.
• Księgowy: zna faktury, terminy VAT i zaległości. Na fakturach po ustanowieniu zarządu pojawia się dopisek „w spadku”.
• Doradca sukcesyjny: łączy te kroki z decyzją rodziny i pilnuje, żeby rozmowa o firmie nie zamieniła się w spór o spadek.

Błędy, które kosztują firmę

Czekając na zakończenie sprawy spadkowej, łatwo przeoczyć termin powołania zarządcy.

• Odkładanie notariusza do czasu sprawy spadkowej. 2 miesiące biegną od dnia śmierci, nie od postanowienia sądu.
• Powołanie zarządcy bez zgody osób z ponad 85% udziału. Taki zarządca prowadzi sprawy jak ktoś, kto działa bez zlecenia, a osoba, która powołała go w złej wierze, odpowiada za szkodę razem z nim.
• Brak zgłoszenia kontynuacji do urzędu skarbowego. Faktury z NIP zmarłego nie wywołują wtedy skutków podatkowych dla przedsiębiorstwa w spadku.
• Milczenie wobec pracowników do 30. dnia, gdy zarządcy nie było od chwili śmierci. Umowy o pracę wygasają wtedy same (umowa na czas określony wcześniej, jeśli wcześniej mija jej termin), a z ludźmi może odejść wiedza o klientach.
• Zapomniana koncesja albo zezwolenie. Wniosek trzeba złożyć w terminie, inaczej firma traci prawo do działalności regulowanej.

Strona rodzinna: Wiedza, Władza i Własność po śmierci Nestora

Powołanie zarządcy nie przekaże mu wiedzy o klientach ani ustaleń z dostawcami. Sprawdźcie osobno trzy rzeczy z Modelu 3W. Wiedza: kto zna hasła, klientów, ceny i ustalenia z dostawcami. W pierwszym tygodniu spiszcie, gdzie są dokumenty, loginy i telefony do najważniejszych klientów. Władza: kto może podejmować decyzje teraz. Przy progu ponad 85% każdy, kto ma co najmniej 15%, może zablokować powołanie zarządcy. Własność: spadkobiercy nabywają spadek z chwilą śmierci, ale dopiero stwierdzenie nabycia spadku i dział spadku pokażą, do kogo i w jakich częściach należy firma. Rozmowa o Władzy jest najtrudniejsza wtedy, gdy interesy przy stole się różnią, np. wdowy i dzieci z pierwszego małżeństwa. Paweł Nowak, Senior Doradca Sukcesyjny, „Biologika Sukcesji Pokoleniowej”: „Jeśli bowiem Nestor nie jest przygotowany na SUKCESJĘ w wariancie nagłym, to potem można już tylko minimalizować straty.”

Scenariusz z książki: firma w telefonie właściciela

Paweł Nowak opisuje w swojej książce jednoosobową firmę, w której cały biznes mieści się w telefonie właściciela. To obserwacja autora, nie opis konkretnej rodziny. Paweł Nowak, „Biologika Sukcesji Pokoleniowej”: „Jeśli cała firma ulokowana jest w telefonie szefa, co stanie się z nią, kiedy tego telefonu zabraknie (wraz z szefem oczywiście)? Po kilku dniach, a może już nazajutrz, ciąg dalszy firmy po prostu nie nastąpi.” Zarządca powołany w terminie ma prawo prowadzić firmę, ale bez kontaktów do klientów i ustaleń z dostawcami nie będzie miał czego prowadzić. Dlatego spis z części o Wiedzy warto zrobić, zanim pójdziecie do notariusza.

Na jakich przepisach opiera się ta strona

Stan prawny na 10 października 2026 r. Strona to poradnik, nie opinia prawna w Waszej sprawie.

• Ustawa z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz.U. 2021 poz. 170): art. 2, 12-15, 30, 32-35, 37-38, 42, 59-60.
• Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 63² - pracownicy po śmierci pracodawcy.
• Ustawa o CEIDG (Dz.U. 2026 poz. 30): art. 30 - wykreślenie wpisu po śmierci przedsiębiorcy.
• Ustawa o podatku od spadków i darowizn (Dz.U. 2026 poz. 478): art. 4a i 4b - zwolnienia i termin zgłoszenia.
• Ustawa o NIP (Dz.U. 2026 poz. 151): art. 12 - NIP przedsiębiorstwa w spadku.